The Value of Lead Time Reduction

תחום ניהול הפרויקטים עובר שינוי. האחריות וההבנה הנדרשת היום ממנהל הפרויקט מתרחבת גם אל אזורי תפעול התהליכים, ועל מנהל הפרויקט להכיר ולהתמחות גם בתחומים אלו.

כפי שאציג במאמר, יסודות מתחום תפעול התהליכים הוכחו כיעילות מאד גם עבור עולמות אחרים (מעבר לעולם רצפת הייצור הפיזית) ומשמשים היום כבסיס למתודולוגיות העדכניות ביותר אף בתחום ההייטק. ומכאן, רלוונטיים גם למנהלי פרויקטים בתחומים אלו.

נתחיל מהגדרה – ישנן מספר הגדרות למושג Lead time. זו הרלוונטית למאמר זה, נוגעת לעולם הייצור -

Lead time – "הזמן מהרגע בו מתקבלת דרישה מצד הלקוח, ועד שהיא מוכנה למשלוח" (ויקיפדיה)

*הלקוח – יכול להיות לקוח הקצה, אך גם כל אחד שמייצג אותו במערכת (כגון מנהל המוצר)

בראיית הספק - זמן זה הוא הזמן אשר בו יוכל להתחייב ללקוח על מועד אספקה.

בראיית הלקוח – זהו זמן ההמתנה אשר מאושר על ידו בעת ביצוע העסקה.

מדוע נדרש לקצר את זמן ה Lead time

קיימות סיבות רבות, אפרט את העיקריות שבהן –

1. הגדלת התפוקה – ככל שזמן ה Lead time יקטן, כך נוכל לייצר יותר עם אותם משאבים.

2. קיצור זמן ההמתנה מצד הלקוח – יגרום להגדלת האטרקטיביות של המוצר בעיני הלקוח, ולהגדלת המכירות.

3. שיפור יכולת החיזוי – יכולת החיזוי שלנו עבור מועדי אספקה הינה גבוהה ככל שמועד האספקה הינו קרוב. (ראו לדוגמא את תחזית מזג האוויר לימים הקרובים, לעומת הערכה בלבד עבור ימים רחוקים יותר). מכאן שקיצור זמן ה Lead time ישפר את העמידה במועדי האספקה שנקבע, מה שיעלה את הביטחון של הלקוח בחברה, ויוביל שוב להגדלת המכירות

4. הגדלת הגמישות – הצורך בגמישות (תגובה לדרישות שוק משתנות) היא אבן בסיס לכל חברה כיום. ככל שזמן ה Lead time יקטן, כך נוכל לתת מענה מהיר יותר לדרישות, משמע שוב הגדלת המכירות.

כיצד עושים זאת

אתאר שלושה כלים עיקריים להקטנת זמן ה Lead time -

1. שינוי מרכיבי התהליך

2. תזמון נכון

3. הקטנת מנות העברה

1. שינוי מרכיבי התהליך

בעולם תהליכי (פונקציונאלי) מחולקים שלבי הייצור ע"פ קבוצות ההתמחות. (ראו תרשים מצורף)

כל קבוצה עובדת ע"פ קריטריונים שלה לטיפול בדרישות המגיעות אליה (כגון - סדר הגעה, רמת קושי, וכיוב'). בעולם זה, קיים קושי בשליטה ומעקב אחר מרכיבי ההזמנות (נקרא גם תהליכי ה"ספגטי") אך מעל לכל בשיטה זו "הערך" נמדד ברמת קבוצות המומחים ואינו משקף את רמת התוצר הסופי.

(דוגמא פשוטה היא – תהליך ייצור אשר מחכה לחלק אחרון אצל קבוצת מומחים מסוימת, אך זו תעדפה אותו בסוף התור של פעילותה - משיקוליה שלה)

במעבר לעולם ממוקד ערך (value) מתקיימת חלוקה לצוותים בראיית דרישות המוצר.

בצורה זו מוודאים שסדר הפעילות הוא האפקטיבי ביותר עבור יצירת ערך למוצר.

2. תזמון נכון

"סדר העבודה בצוואר הבקבוק קובע את סדר יציאת המוצרים מתהליך הייצור" (א.גולדראט, תורת האילוצים). בהתבסס על תאוריה זו, קיימת חשיבות רבה לסדר בו יכנסו הדרישות לצוואר הבקבוק.

מהו "הסדר הנכון"?

בהתייחסות ל"סדר הנכון", יש להתייחס לשני פרמטרים עיקריים – זמן הפעילות על הדרישה, וערך לארגון. נרצה שבכל רגע נתון בראש הרשימה יהיו דרישות בעלות זמן פעילות הקצר ביותר, אשר נותנות את הערך הגבוה ביותר לארגון. (הרחבה בנושא ניתן למצוא כאן)

3. הקטנת מנות העברה

מנות העברה  – הינן כמות הדרישות (או חלקים) אשר עוברות משלב אחד לשלב הבא בתהליך הייצור.

מנות העברה גדולות יגרמו לכך שהמלאי הכולל בתהליך הייצור (Work In Progress) יגדל.

במושגי תפעול, מלאי גדול בתהליך הייצור – לא רק שאין לו ערך חיובי (שכן הערך מתקבל רק בסוף התהליך) אלא אף יש לו ערך שלילי. שכן נצטרך להשיט עליו עלויות גבוהות של שליטה ובקרה, סכנה של 'ערבוב' גרסאות מוצר, עלויות שימור גבוהות, וכיו"ב'

ככל שנקטין את מנות ההעברה (עד גבול מסוים) כך נוכל לענות טוב יותר על האתגרים הנדרשים להקטנת זמן ה Lead time (גמישות, יכולת חיזוי, וכיו"ב)

כיצד הדבר בא לידי ביטוי במתודולוגיות עדכניות
1. שינוי מרכיבי התהליך - הלא הם צוותי הסקראם במתודולוגיית האג'ייל.
2. תזמון נכון - הלא היא רשימת ה Backlog Items במתודולוגיית האג'ייל.
3. הקטנת מנות העברה - הלא היא התכולה עליה "מתחייב" הצוות כי יוכל לעמוד בה במהלך הספרינט. 
השימוש ב WIP אומץ גם כאן ע"י שימוש בלוחות קאנבאן (הרחבה בנושא ניתן למצוא כאן)

שורת סיכום

שתי הערות -

1. שלושת הכלים אותם ציינתי להפחתת Lead time, יכולים למימוש בצורה פרטנית, אך האפקט המקסימלי יתקבל כאשר נשלב את שלושתם יחדיו. יש לקחת בחשבון שככל שהארגון גדול יותר כך יהיה קשה יותר לבצע שינויים מסוג זה (ככל שינוי שהוא).
2. כפי שצויין במאמר - העקרונות בתחום ניהול התפעול תהליכים אינם מוגבלים לרצפת ייצור פיזית (היסודות עליהם פותח), במתודולוגיות המתקדמות ביותר כיום משתמשים בעקרונות אלו גם בתעשיית ההייטק (Agile, Scaling Agile, Lean  וכיו"ב)

  

יוגב טל, BS.c, PMP

Program Manager, Agile/Lean Coach

PMI Israel E-Magazine Editor

picture source - http://www.stanwick.be/sites/default/files/styles/380x140/public/oplossingen/QRM.jpg?
itok=QCCIhv-D

בחזרה לעמוד הבית - מרעננים את הפיתוח

מאמרים נוספים שיכולים לעניין אותך - 

Scaling Agile - על מה כל המהומה

Lean Project Management

תורת האילוצים בשירות מנהלי הפרויקטים

Kanban  - על מה כל המהומה