כיצד נמדדת הצלחה של פרויקט

לאורך תקופה ארוכה למדו וחונכו מנהלי פרויקטים שהצלחת הפרויקט מבוססת על נוסחת קסם אחת - אם נצליח לעמוד בהגדרות הזמן, התכולה, ומשאבים של הפרויקט (נקרא גם בשם Triple Constraint  או השילוש הקדוש) הרי שבכך נבטיח את הצלחתו.

האם אכן כך הדבר גם היום? בתקופה האחרונה נשמעים יותר ויותר קולות הטוענים לקריטריונים נוספים אשר מהווים את המפתח להצלחה.

בבואי ללמוד ולחקור כיוונים חדשים אני מקפיד תמיד להבין היטב את הבסיס הקיים היום.

גם כאן לא אחרוג ממנהג זה, ואתחיל בהסבר מדוע נבחר ה "שילוש הקדוש מלכתחילה.

מפתח הצלחה - השילוש הקדוש 

"השילוש הקדוש" מתאר את מערכת האילוצים הבסיסית הקיימת לאורך כל מעגל החיים של הפרויקט. צלעות המשולש מהוות איזון בנקודת ההשקה שלהן. כל שינוי בצלע אחת של המשולש (זמן, תקציב או תכולה) יגרור שינוי גם בצלעות האחרות. ההנחה שעליה מתבססת תאוריה זו הינה שקריטריונים אלו הם הבסיסיים ביותר ומהווים את עמוד השדרה להגדרת הצלחה או כישלון של פרויקט.

לאחרונה הבין ארגון ה PMI (הקובע את הסטנדרט בניהול פרויקטים) שראייה זו הינה צרה מדי ולכן (החל מגרסה 4.0 של PMBOK) התרחב משולש זה למשושה ע"י הוספת עוד 3 פרמטרים הכרחיים נוספים – סיכונים, איכות, משאבים.

האם בסיס זה מספיק או שמא ישנם מפתחות נוספים להצלחה ?

מפתח הצלחה - יעדי הפרויקט

בהרבה פרויקטים אני נתקל בתופעת ה ROI  המידי (Return Of Investment)–

מרגע שהמנהלים קיבלו את ההחלטה והאישור להתחיל את הפרויקט, הרי שכל השקעה מרגע זה נמדדת בטווח הקצר והמידי. 

בכלל זה נמצאת גם הגדרה ואישור של יעדי הפרויקט.

כי הרי אנחנו יודעים מה אנחנו רוצים, הקצנו כבר משאבים והגדרנו לוחות זמנים, מדוע לבזבז זמן על הגדרות נוספות ?

הסיבה היא פשוטה – אם לא נגדיר בצורה ברורה את היעדים של הפרויקט אנו נתקשה הן במהלך הניווט שלו בדרך (התמודדות עם אילוצים כאלה ואחרים) והן בהגדרת הצלחתו בסוף התהליך.

הגדרת יעדי הפרויקט מורכבת משלושה שלבים –

· הגדרה ברורה של יעדי התהליך

· מהם הקריטריונים שיגדירו הצלחה של יעדים אלו

· מיהם האנשים אשר מוסמכים להגדיר את ההצלחה.

מפתח הצלחה – התמודדות עם שינויים

למי שיש ניסיון (ואפילו מעט) בניהול פרויקטים בוודאי מכיר את התופעה שההגדרות אותן קיבלנו בשלב אתחול הפרויקט (זמן, משאבים, תכולה) אינן מובטחות כבר ביום הראשון לתחילת הפרויקט. הסיבות נעות בין – חוסר יכולת לבצע תכנון נכון בזמן קצר, לבין אילוצים הצצים ועולים מדי יום. היכולת של מנהל הפרויקט להתמודד עם שינויים אלו הינה מפתח חשוב להצלחת הפרויקט.

איך עושים זאת ? קיימות מספר רב של טכניקות. לדוגמה –

· ניהול סיכונים – אם ננהל את הסיכונים בצורה טובה, נוכל להגיב מהר ונכון לשינויים

· הכרות עם מתודולוגיות המבוססות התמודדות עם שינויים (כגון Agile, Lean )

· ניסיון ....ניסיון ... ניסיון ... . (שלכם או של איש צוות אחר בחברה) בהתמודדות עם אילוצים מסוג זה.

מפתח הצלחה – תקשורת עם בעלי עניין

בעלי עניין – כל מי שיש לו מעורבות כלשהי בפרויקט. לדוגמה – הלקוח, מנהל הפיתוח, מנהל המוצר, וכו' ... (ע"ב PMBOK).

נשאלת השאלה – היה ואצליח לעמוד ביעדי 'השילוש הקדוש' בהצלחה, מדוע תקשורת עם בעלי העניין מוגדרת כמפתח הצלחה? 

מספר תשובות עיקריות –

·    כפי ציינתי במפתח הקודם (התמודדות עם שינויים) – ישנו סיכוי גבוהה שיתרחשו שינויים במהלך הפרויקט אשר ישפיעו על התנהלותו. שמירה על תקשורת טובה עם בעלי העניין תאפשר לנו התייעצות וקבלת החלטות משותפת.

·    כפי שצוין במפתח "יעדי  הפרויקט" – בעלי העניין הם אלו אשר "מוסמכים" לאשר את ההצלחה של הפרויקט. שמירה על תקשורת טובה עימם תסלול לנו את הדרך להגדרת ההצלחה של הפרויקט (ואפילו נוצרה סטייה באחד מתכונות השילוש הקדוש)

·    חשיבה על הצלחת הפרויקט הבא – הצלחה ביעדי פרויקט תוך אי שמירה על תקשורת טובה עם בעלי עניין  תגרום לכך שהסבירות שהפרויקט הבא שלנו יצליח היא נמוכה. (במידה ונקבל את המינוי ...) 

שורת סיכום

האם עמידה בכל מפתחות ההצלחה המוגדרים כאן היא ערובה להצלחת הפרויקט ? כמובן שהתשובה היא לא. מדוע ?

ראשית - איני מתיימר לומר שרשימה זו היא סופית. ישנם כמובן עוד מספר רב של מפתחות אשר לא צוינו כאן וראויים בהחלט להיקרא "מפתחות הצלחה".

שנית – ניתן וצריך להמשיך ולהשקיע במתודולוגיות, סטנדרטים, ודיונים, אך לעולם לא נוכל לכסות את כל המצבים והתרחישים שעלולים לצוץ במהלך חיי הפרויקט. לכן (עדיין) אין תחליף להגיון הבריא של כל מנהל פרויקט.

יחד עם זאת – אם נשים דגש וחשיבות למפתחות שצוינו במאמר זה, הרי שאלו בהחלט ישפרו את הסיכויים שלנו לסיים את הפרויקט בצורה מוצלחת.

בהצלחה !

יוגב טל

Senior Project Manager, PMP,

Agile Transformation Lead,

PMI Israel E-Magazine Editor

מאמרים נוספים בנושא שיכולים לעניין אותך - 

גישות מוטעות בניהול פרויקטים

שאלות ככלי לניהול אפקטיבי 

חסמי הצלחה בניהול פרויקטים 

תורת האילוצים בשרות מנהלי הפרויקטים 

בחזרה לעמוד הבית - מרעננים את הפיתוח