הערכות זמנים "גמישות"

אחד מהקונפליקטים השכיחים והפופולריים ביותר שאני נתקל בהם מתקיים בין  הדרג הניהולי לבין קבוצת הפיתוח על נושא הערכות הזמנים.
מחד – דרג ההנהלה מעוניין להבין מהי העלות שבפיתוח הפרויקט הגדול החדש, מהו תאריך הסיום, ואיך ניתן למנף את ההצלחה של הפרויקט בקרב המשקיעים והלקוחות כבר בשלבים מוקדמים.

מאידך – ככל שהפרויקט גדול יותר ומורכב יותר כך רמת הוודאות יורדת, וקשה יותר לקבוצת הפיתוח לתת הערכות אשר יוכל לעמוד מאחוריהן.

התוצאה במרבית המקרים של קונפליקטים מסוג זה - ההנהלה מכופפת את הפיתוח אשר נאלץ לספק את ההערכות הטובות ביותר שיכול, הפיתוח על אף כל הניסיונות והמאמץ אינו מצליח לעמוד בלוחות הזמנים, והפרויקט נכשל במבחן המשולש הקדוש (תכולה, עלות, זמנים)

האם וכיצד ניתן לעשות זאת אחרת?

האם ניתן לפתור זאת כך ששני הצדדים יהיו נשכרים, ויותר מזה – כך שהפרויקט לא יכשל במבחן הזמנים ?

מתודולוגית האג'ייל מוכיחה שוב כי ביכולתה לגשר גם על פערים מסוג זה.

אז איך עושים את זה ?

בחמישה שלבים עיקריים –

שלב 1 – פרוק התכולה ל"אבני בסיס"

רשימת features (עדיין ברמה העסקית) אשר מכסה את מכלול הדרישות.

שלב זה מהותי ביותר, שכן הוא יוצר בסיס של הסכמה בין ספק הדרישות לבין הפיתוח בנוגע לתוצר הנדרש.

שלב 2 – יצירת user stories עבור רשימת ה features . 
(ראה 'הגדרת דרישות בעולם האג'ייל' בבלוג זה)

שלב 3 – תמחור ה user stories

זהו השלב המתוחכם בתהליך. עד כה נמנענו מתמחור הדרישות, אך עתה אנחנו נדרשים לתת את ההערכות המספריות. 
מתודולוגית ה אג'ייל מציעה לעשות זאת דרך מושג הנקרא Story points .

הרעיון הוא שימוש ביחידות כוללות יותר מאשר ימים/שעות אשר יספקו את המענה בשלב מוקדם זה.

ניתן לממש את ה user stories בדרכים שונות, אני אישית מעדיף את המימוש דרך  T-shirt sizes.

הנה דוגמה –

Small = 0-3 days

Medium = 3-7 days

Large = 8-15 days

(אפשר כמובן להוסיף מידות נוספות כגון - XL, XS, ו/או לשנות את ההגדרה של כל מידה)

תמחור זה נותן הערכת זמנים מספקת בשלב זה עבור דרג ההנהלה, ומאפשר את הגמישות הכל כך נדרשת עבור הפיתוח.

שלב 4 – תמחור ה Tasks

לאחר שלב התעדוף וההחלטה על התכולה ל Sprint  (יתואר בפרוט במאמר הבא) , מבצעים את שלב האנליזה. מנתחים את ה  user stories, מפרקים אותם למשימות טכניות (Tasks) אשר עבורם ניתן לבצע הערכה מדויקת הרבה יותר.

שלב 5 ואחרון – מאמתים את ההערכות החדשות (לאחר האנליזה) להערכות המוקדמות, ומבצעים את התיקונים הנדרשים (הוספה / הורדה של tasks מהתכולה הקרובה)

יתרונות עיקריים בשימוש בשיטה זו –

1.דרג ההנהלה מקבל הערכת זמנים מספקת ויכול להבין את 'מסגרת הפרויקט'

2.דרג הפיתוח מסוגל לתת הערכות זמנים ראליות אשר הוא יכול לעמוד מאחוריהן

3.הזמן שהושקע בהערכות הזמנים – הוא המינימלי בכדי לתת את המענה הנדרש

שורת סיכום

מתודולוגית האג'ייל משמשת כאן בהצלחה בתפקיד ה 'מתווך' בין צרכים שונים של דרגים שונים בחברה.

האם זה מה שיגרום לפרויקט להצליח? כמובן שזהו רק אלמנט אחד מתוך מכלול גורמים המביאים להצלחת הפרויקט, אך יחד עם זאת הוא אחד האלמנטים המרכזיים אשר מאפשרים לתקשורת טובה בין הגורמים המעורבים, להשקעה מינימלית מספקת בשלבי התכנון, לגמישות המערכת, וליכולת דרג הפיתוח לקחת אחריות ולעמוד במסגרות הזמן הנדרשות.

בהצלחה!


יוגב טל

יועץ לתהליכי פיתוח וניהול פרויקטים

מאמן אישי וניהולי

בחזרה לעמוד הבית - מרעננים את הפיתוח